Jacques Poitou
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Courrier administratif



Comment présenter et formuler une lettre à une administration, un établissement, une entreprise, etc. ? Les usages sont variés…

La correspondance administrative traditionnelle met en jeu des formulations, des expressions inusitées à l'oral. Elles ne sont pas non plus utilisées aussi systématiquement dans la correspondance administrative par courrier électronique, qui peut certes reproduire les usages traditionnels du courrier papier, mais qui tend souvent vers des formes nettement simplifiées.

Ces usages sont souvent appelés les "bons usages", non parce qu'ils sont en soi meilleurs que d'autres, mais parce que, précisément, ils sont d'usage. Leur respect permet un traitement plus rapide du courrier et leur non-respect surprend, voire choque et distrait les lecteurs qui sont habitués à ces usages. Au fond, il en va de ces conventions comme il en va de l'orthographe.

Il n'est pas question d'en présenter ici toutes les variantes. Les conventions indiquées ci-dessous correspondent aux usages traditionnels pour le courrier papier. Elles sont sommaires et n'épuisent pas le sujet. On se référera, pour plus de précisions, aux ouvrages consacrés aux "bons usages".

voirModèle, conforme aux indications ci-dessous (fichier pdf)


Marges

Pour une feuille de format A4 : 2,5 cm de chaque côté. Tout ce qui est écrit s'inscrit dans un rectangle de 16 x 24,7 cm.


Quart supérieur de la lettre

Cordonnées de l'expéditeur

– en haut à gauche, alignées à gauche
– il n'est pas d'usage de placer avant le nom un titre de civilité (Monsieur, Madame)
– le titre ou la qualité de l'expéditeur peut figurer, s'il y a lieu, sur une ligne placée sous celle comportant le nom

Lieu et date

– en haut dans la moitié droite, alignement à gauche
– nom du mois en lettres, sans majuscule

Exemple : Paris, le 8 janvier 2009

Coordonnées du destinataire (= la réclame)

– dans la moitié droite de la page, alignement à gauche
– si l'on s'adresse à une personne représentant un service, le nom de la personne en question peut figurer sur une ligne plus bas, précédé de la mention : A l'attention de…
– si l'on s'adresse à une personne par la voie hiérarchique, indiquer le titre de la personne intermédiaire précédé de s/c [= sous couvert de]

Exemple :

Mairie de Trifouillis-les-Oies
Service de l'état-civil
5, rue du Lac
78248 Trifouillis-les-Oies
A l'attention de monsieur Jean Durand

voirFormat de l'adresse

Références du courrier auquel on répond, objet de la lettre

– précédées de "Réf. :" ou "Objet :"

Exemple :

Réf. : votre courrier du 15 courant [= du 15 de ce mois]
Objet : candidature à l'admission dans la formation X


Corps de la lettre

La formule d'appel, le texte de la lettre et la formule de courtoisie peuvent être soit alignés à gauche avec ou sans retrait, soit justifiés. Les différents paragraphes sont séparés les uns des autres par une ligne blanche. Le corps de la lettre n'occupe pas plus de la moitié de la hauteur de la lettre.

Formule d'appel

– en toutes lettres, majuscule aux titres ;
– dans la correspondance administrative, il n'est pas d'usage d'indiquer, même si on le connaît, le nom de la personne à laquelle on s'adresse ; dans la correspondance commerciale (et notamment publicitaire), c'est fréquemment le cas ;
– virgule à la fin.

Exemples :

Madame le Chef de service,
Monsieur le Président,
Monsieur le Professeur,
Madame la Directrice,
Monsieur,
Madame, Monsieur,

voirUtilisation des abréviations de monsieur, madame, etc.
voirLa féminisation et ses variantes

N.B. Si l'on s'adresse à une personne ayant une position particulière dans une hiérarchie, il est d'usage de ne pas l'appeler seulement Monsieur, Madame, mais d'indiquer également son titre (avec majuscule initiale) :

Monsieur le Préfet (et non seulement Monsieur)
Madame la Présidente (et non seulement Madame)
Monsieur le Professeur (et non seulement Monsieur – à l'université, sauf, évidemment, de la part d'un étudiant qui écrirait à son prof)

Texte de la lettre

– justifié (dans le cas d'une lettre non manuscrite) ou non ;
– espacement d'une ligne entre les paragraphes, éventuellement retrait de première ligne (dans ce cas : également pour la formule d'appel).

Si le courrier est la suite d'un échange précédent, on peut employer des expressions comme :

En réponse à votre courrier du...
Comme suite à notre conversation téléphonique du...

Une information peut être introduite par une expression comme :

J'ai l'honneur de vous informer que...

Une demande peut être formulée avec une expression comme :

Je vous prie de bien vouloir...
Je vous serais obligé de bien vouloir...

Formule de courtoisie

Il en existe beaucoup. Elles sont plus ou moins conventionnelles et personnelles, et elles ne s'emploient pas pareillement dans toutes les circonstances. Comme toute la langue, ces formules évoluent. On n'écrit plus, même à une haute personnalité, comme on pouvait le faire au XIXe siècle :

J'ai l'honneur de Vous offrir les nouvelles assurances de la haute considération avec laquelle je suis, Monsieur le Comte, votre très-humble et très-obéissant serviteur.
Je suis avec un profond respect, Monsieur le Ministre, de Votre Excellence le très humble et obéissant serviteur.

On peut distinguer des formules longues, traditionnelles, et des formules courtes, plus modernes.

Formules longues

Dans la plupart des cas, on emploie l'une des formules suivantes, dans lesquelles on mentionne la personne comme dans la formule d'appel. Exemples :

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée.
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée.

Si l'on veut remercier le destinataire de bien vouloir faire ce qu'on lui demande, on peut écrire, par exemple :

En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudrez bien prêter à ma demande, je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée.

Si l'on s'adresse à une personne haut placée dans la hiérarchie sociale et administrative, on pourra écrire :

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de ma haute considération.

Ou, encore plus (et de plus en plus) révérencieux :

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de ma très haute considération.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de ma plus haute considération.

A l'autre bout de l'échelle, on peut se contenter de :

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'assurance de ma considération.
Je vous prie d'agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Question épineuse autant que délicate : faut-il écrire l'assurance, l'expression ou les assurances ? Selon Gandouin (1984), assurance conviendrait pour des courriers adressés à des personnes de niveau hiérarchique égal ou inférieur, pas pour "une personne de rang supérieur pour laquelle le respect, la considération, le dévouement doivent être considérés comme acquis et que l'on n'a donc pas à rassurer sur ces sentiments". Mais de fait, en ce début du XXIe siècle, assurance et expression semblent être la plupart du temps utilisés l'un et l'autre sans distinction hiérarchique. les assurances, utilisé dans la seule correspondance diplomatique et protocolaire, est de plus en plus remplacé par le singulier l'assurance.

Voir p. ex. les formules figurant dans quelques courriers adressés par les présidents français successifs :

De Gaulle au vice-président chinois pour l'accréditation d'un nouvel ambassadeur en 1969 : "C'est dans cette conviction que Je Vous prie, CHER ET GRAND AMI, de l'accueillir avec Votre bienveillance accoutumée et d'ajouter foi et créance entière à tout ce qu'il Vous dira de Ma part, surtout lorsqu'il exprimera à VOTRE EXCELLENCE les assurances de Ma plus haute estime et de Ma constante amitié." (cité in Manac'h, E., Mémoires d'Extrême-Asie)
Mitterrand au président du Sénat en 1992 : "Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, les assurances de ma haute considération."
Chirac au président de l'Autorité palestinienne en 2005 : "[Je] vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de ma plus haute considération et de ma bien cordiale amitié" (ces derniers mots étant écrits à la main).
Chirac au président américain en 2006 :"Je vous prie de croire, Monsieur le Président, à l'assurance de ma très haute considération. Bien amicalement" (ces derniers mots écrits à la main)

Mais voir aussi le message du roi du Cambodge au président français élu en 2007 : "Je Vous prie d'agréer, Monsieur le Président de la République, les assurances de ma plus haute, affectueuse et admirative considération."

Formules courtes

Les formules longues sont de plus en plus remplacées par des formules courtes, et c'est encore plus le cas dans la correspondance administrative par mail que dans le courrier papier :

Cordialement,
Bien cordialement,

Plus familier (et de plus en plus familier) et employé uniquement dans des courriers à des personnes que l'on connaît bien :

Bien à vous,
Amicalement,
Bien amicalement,
Amitiés,

En guise de conclusion...

Voici pour finir un exemple de l'évolution des usages en la matière et un gentil mélange des conventions valant pour le courrier administratif et le courrier personnel : la lettre de félicitations de Chirac à Gerhard Schröder, chancelier fédéral allemand, pour sa victoire électorale en 2002 (les passages en italique sont écrits à la main) :

Monsieur le Chancelier, Cher Gerhard,

Après ta belle victoire électorale, je tiens à t'adresser mes chaleureuses félicitations et tous mes vœux de succès dans la haute mission qui t'a, une nouvelle fois, été confiée.
[...]
Dans l'attente du plaisir de te revoir, je te prie de croire, Monsieur le Chancelier, à l'assurance de ma très haute considération.

Bien amicalement à toi,

N.B. Les extraits de courriers des présidents français sont issus de leurs sites internet officiels (à l'exception de celui du général de Gaulle). Celui du roi du Cambodge est issu du site de l'ambassade du Cambodge en France.


Quart inférieur de la lettre

Signature

– manuscrite, au milieu de la moitié droite de la feuille

Indication des pièces jointes, s'il y a lieu

– précédées de "P.J. :"
– alignement à gauche

Exemple :

P.J. : photocopie de ma carte d'identité

Indication des personnes à qui ce courrier est également envoyé

Exemple :

Copie à monsieur le maire de X.


Usages spécifiques

Des usages spécifiques valent dans le cas où l'on s'adresse à des souverains, à des personnes portant des titres de noblesse, à des personnes d'une hiérarchie religieuse, à des gradés de l'armée, etc. Comment par exemple s'adresser à un roi, au pape ou à Stéphanie de Monaco ? Mais... a-t-on souvent à leur écrire ?


Références bibliographiques

Gandouin, Jacques, 1984. Guide du Protocole et des Usages. Paris : Stock.


© Jacques Poitou 2009.